E-procurement : comment la marketplace révolutionne les processus d’achat B2B

Les directions achats s'emparent progressivement du sujet de la digitalisation de leurs fonctions. Qu’il s’agisse de grands groupes, de PME ou de startups, les responsables achats cherchent de plus en plus à optimiser leurs processus grâce à des solutions permettant aux acheteurs finaux  de s’approvisionner facilement en ligne et de bénéficier d’un catalogue de produits exhaustif à des prix compétitifs. Pour répondre à ce besoin, les entreprises se tournent de plus en plus vers la marketplace d’e-procurement. Explications sur un modèle qui révolutionne les processus d’achats B2B.

E-procurement : qu’est-ce que c’est ?

E-procurement : définition

L'e-procurement, ou approvisionnement en ligne, est l'achat et la vente de fournitures et de services sur Internet entre entreprises. Il diffère du e-commerce en ce que les transactions ont lieu sur une plateforme fermée, mise à disposition par un fournisseur à des utilisateurs enregistrés avec des conditions tarifaires et des niveaux de services négociés. L'e-procurement permet également de sécuriser les standards d'approvisionnement au sein des groupes.

Enfin, l’e-procurement permet non seulement la dématérialisation des transactions, mais également leur automatisation. Il s’inscrit dans un processus global de digitalisation des achats au sein de l’entreprise, le procure-to-pay (ou purchase-to-pay ou P2P), qui comprend tout le processus d’approvisionnement, de la demande d’achat à son règlement, en passant par la recherche du produit, le processus de validation et la gestion des factures. 

Ainsi, toute la partie transactionnelle est dématérialisée et seules les activités à valeur ajoutée, telles que la sélection des fournisseurs, la négociation, la gestion des contrats et l’analyse des dépenses sont gérées par les acheteurs.

Les avantages du e-procurement dans un processus d’achat B2B

L'e-procurement optimise la fonction achats d’une entreprise en fluidifiant les transactions grâce à la digitalisation et à l’automatisation du processus. Les avantages sont nombreux :

• Amélioration de la productivité des équipes achat grâce à l’automatisation des tâches répétitives et sans valeur ajoutée ;
• Montée en compétence des acheteurs qui peuvent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée ;
• Diminution du cycle d’achat grâce à l’automatisation des achats récurrents et au processus de validation dématérialisé ;
• Réduction des coûts grâce à la rationalisation des achats et des tâches administratives, ainsi qu’à l’amélioration du suivi ;
• Fluidification des échanges et accès aux informations en temps réel grâce à la connexion de l’ERP de l’entreprise aux plateformes fournisseurs ;
• Optimisation du pilotage des fournisseurs et des dépenses grâce à un accès transparent aux données transactionnelles ;
• Amélioration de la qualité de l'information présentée aux acheteurs finaux sur les produits ;
• Optimisation du taux de capture et le contrôle associé.

Plateformisation des achats B2B : la marketplace d’e-procurement

Les marketplaces d’e-procurement vont un cran plus loin que l’e-procurement traditionnel en centralisant tous les fournisseurs d’une entreprise sur une plateforme unique. 

Cela permet généralement d’optimiser les achats de catégorie C (fournitures de bureau, petit outillage, hygiène, etc.), mais peuvent également être gérés les achats de catégorie B (voyages, informatique, flotte de véhicules, etc.) qui sont plus stratégiques, mais néanmoins récurrents. On y trouve plus rarement les achats de catégorie A (matières premières), généralement négociés au cas par cas.

L’expérience utilisateur de la marketplace d’e-procurement se rapproche beaucoup de celle des marketplaces B2C que nous avons tous l’habitude d’utiliser au quotidien. L’adoption par les utilisateurs est ainsi facilitée. La plateforme se compose de 3 interfaces : 

• Front office : interface des utilisateurs pour la partie transactionnelle,
• Back-office pour que les fournisseurs puissent gérer leur catalogue,
• Back-office acheteur pour la gestion de la marketplace (structuration du catalogue, suivi de l’activité, gestion des paiements, etc.).

Devenir opérateur de sa propre marketplace présente de nombreux avantages, notamment celui d’acquérir une position de force dans la relation avec les fournisseurs. En effet, en centralisant tous les achats sur une plateforme unique, on obtient une vision globale de l’offre, une meilleure traçabilité des transactions et une amélioration du taux de capture et du contrôle associé avec les fournisseurs. Autrement dit, on fixe les termes de la relation grâce au puissant levier de négociation permis par la transparence des conditions. 

En quoi le modèle marketplace d’e-procurement répond-il à un enjeu concurrentiel ?

Une organisation plus souple et plus agile pour répondre aux fluctuations du marché

La marketplace d’e-procurement simplifie le processus d’achat en permettant l’accès à un catalogue de produits et de services déjà négociés qui peuvent être commandés de façon simple et rapide directement en ligne. Mais le réel avantage par rapport à une solution traditionnelle d’e-procurement, c’est que la centralisation permet aux opérateurs de comparer les offres (prix, produit, disponibilité du stock) pour sélectionner celle qui répond le mieux à chaque besoin.

Des processus plus efficients

Comme pour toutes les solutions d’e-procurement, la marketplace offre des fonctionnalités et des processus intégrés, notamment pour tout ce qui concerne le contrôle et la validation des achats, le suivi des commandes, des factures et des règlements, la gestion du catalogue, l’édition de rapports pour les analyses, etc. Mais, encore une fois, avec l’énorme avantage de regrouper tous les fournisseurs pour plus de transparence. Il est ainsi possible de mieux négocier les contrats, de raccourcir la chaîne d’approvisionnement et de faciliter le suivi analytique.

Un levier pour la digitalisation de votre organisation

Pour les grands groupes, organiser les achats via une marketplace interne d’e-procurement permet d’enclencher et d’accélérer le processus de digitalisation. Avec une fonction achats centralisée, le siège, les succursales ou les filiales, se digitalisent pour accéder à une offre centralisée permettant d’importantes économies d’échelle. Pour les plus petites entreprises, si elles n’ont pas la taille critique pour créer leur propre marketplace, il existe des plateformes généralistes telles qu’Amazon Business ou spécialisées dans les différents secteurs d’activité offrant des fonctionnalités intéressantes et connectables aux systèmes internes de l’entreprise.

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