La question de l’optimisation des processus est au cœur des préoccupations des entrepreneurs. Pour pouvoir réduire ses coûts, gagner en efficacité, et accompagner la croissance d’une entreprise, l’automatisation apparaît comme la solution toute trouvée. De quoi parle-t-on exactement ? Quelles tâches est-il possible d’automatiser ? Et quels sont les enjeux relatifs à l’automation ?
Automatisation : définition
De l’enceinte connectée à l’aspirateur autonome, l’automatisation est déjà bien présente dans notre quotidien. Le point commun entre tous ces appareils automatisés ? La promesse de se décharger de tâches peu plaisantes, pour pouvoir consacrer son temps à des activités plus agréables. Il en va de même dans le monde de l’entreprise. Quel que soit votre domaine, il va sans dire que votre activité comporte un volet de tâches à faible valeur ajoutée, qu’il serait possible d’automatiser.
Pour faire simple, l’automatisation se rapporte à toute technologie permettant de réduire l’intervention humaine. Ici, la notion de « réduction » est capitale : l’automatisation ne vise pas à remplacer 100% des tâches humaines, mais bien à réduire la proportion de tâches manuelles, de 50 à 70%, pour redonner du temps et de la valeur à l’entreprise.
Plus concrètement, l’automatisation informatique consiste à s’appuyer sur des solutions logicielles, pour automatiser des processus reproductibles, afin de limiter les interventions humaines. Dans un contexte de transformation numérique, et à l’heure où les entreprises ont plus que jamais besoin d’optimiser leurs processus pour gagner en productivité, l’automatisation est un enjeu de premier plan. Ce n’est qu’ainsi qu’il sera possible de se doter d’un réel avantage concurrentiel. En effet, l’automatisation est une condition sine qua non à la scalabilité du business de l’entreprise car elle permet de maintenir la productivité comme la rentabilité, malgré la hausse d’activité. Ce qui permettra une croissance exponentielle Automatisation informatique : quels domaines est-il possible d’automatiser ?
En théorie, toutes les tâches informatiques sont automatisables, indépendamment du domaine !
Sales automation : signer plus rapidement ses opportunités commerciales en automatisant sa gestion de leads et des contrats
Il est possible d’automatiser son processus de vente, afin de gagner du temps dans la génération de leads. Pour une entreprise qui a besoin de générer de beaucoup de contacts, en vue de signer de nouveaux contrats, automatiser sa gestion de leads apparaît essentiel pour atteindre ses objectifs.
Opérations : l’automatisation pour unifier son SI et partager la data entre tous ses outils
Que vous soyez opérateur de marketplace ou e-commerçant, vous avez sans doute d’imposants SI et de nombreux systèmes qui dialoguent entre eux. Pour éviter les erreurs et les pertes de données, il faut être capable de visualiser les échanges de données. Et lorsqu’une erreur survient, il faut pouvoir comprendre où elle se situe, pour la relancer et la fixer.
IT : l’automatisation pour accélérer les connexions inter-applicatives
Suite Google, Office 365, Back office marketplace, prestataire de paiement, Legacy APIsé… L’automatisation de process implique généralement des tâches dévolues à plusieurs solutions (SAAS ou applications en interne). Du côté du service informatique, il est nécessaire d’interconnecter les différentes solutions entre elles – via un outil d’orchestration – pour permettre au processus de faire transiter les données entre les systèmes. Cette interconnexion sera un atout car elle permettra de sécuriser les transferts d’information (baisse du risque d’erreurs lors du transfert). Il sera aussi plus simple de monitorer les processus à partir d’une console. Il convient à ce titre de choisir les bons outils d’automation et d’orchestration, afin d’être en mesure de superviser les flux.
RH : Facilitez l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs et améliorez le suivi de vos équipes en automatisant vos processus RH
En entreprise, il est encore très fréquent que les processus RH ne soient pas automatisés, ce qui peut porter préjudice à la marque employeur véhiculée auprès des postulants. Un candidat qui ne reçoit pas de réponse, un processus d’onboarding mal qualifié… Lorsqu’un processus RH est mal calibré, c’est l’image de l’entreprise qui en pâtit, alors même qu’il est important de faire bonne impression en début de relation.
En plus du processus de recrutement, l’automatisation des processus RH permet d’améliorer le suivi des équipes. Signature du contrat, collaborateurs à rencontrer, entretiens annuels… Toutes ces étapes peuvent être suivies et segmentées d’un point de vue processus, afin de fluidifier tout le fonctionnement d’une entreprise.
Automatisation : quels avantages ?
En automatisant 50 à 70% du travail jusque-là réalisé manuellement, l’automatisation va en premier lieu permettre de réduire les coûts et de gagner du temps. Remplir des fichiers, cliquer dans une interface, remplir des formulaires… L’automatisation vise à supprimer toutes les tâches à faible valeur ajoutée, pour permettre aux collaborateurs de se consacrer à des missions plus stratégiques, telles que participer à des opérations commerciales, sourcer des nouveaux produits, améliorer le traitement de la relation client…
En plus de libérer du temps, l’automatisation vient ainsi redonner du sens au travail, afin d’éviter de lasser les talents. Pour des profils expérimentés et à bac+5, il est effet usant de devoir effectuer des tâches manuelles, répétitives et sans valeur ajoutée. Par exemple, il est possible d’automatiser le détourage des photos produit, qui mobilise normalement un graphiste sur de longues plages horaires. En ce sens, l’automatisation concourt également à une meilleure fidélisation des équipes.
Automatisation : les enjeux business, humains et techniques à relever
Il serait impossible de chercher à automatiser tous les pans d’activité d’une entreprise, il faut pouvoir identifier les processus métier qui pourront être améliorés grâce à cette démarche. Pour ce faire, il convient de déterminer les principaux pain points de votre organisation. Quelle que soit votre activité, vos équipes ont forcément des tâches chronophages à effectuer. Individuellement, elles ne semblent pas peser lourd, mais mises bout à bout, ces tâches manuelles répétitives deviennent vite un boulet venant grever votre scalabilité. Dans le cadre d’un site e-commerce ou d’une marketplace, par exemple, si vous cherchez à atteindre des volumes de commande et de produits en ligne élevés, vous aurez nécessairement besoin de mettre en place des automatisations pour être en mesure de scaler.
Que vous cherchiez à transformer des processus existants ou futurs, vous devez réfléchir « at scale » et en version cible. Dans le cadre d’un MVP, certaines tâches peuvent être effectuées manuellement, mais dès que vous passerez à l’étape supérieure, il ne sera tout simplement plus possible de gérer de fortes volumétries de la sorte.
Comment accompagner le change management inhérent à une automatisation ?
La mise en place d’un processus d’automatisation changera inévitablement le quotidien de vos équipes. Que cela soit de contrainte ou de bon cœur, vos collaborateurs étaient jusqu’à présent habitués à réaliser un certain nombre de tâches qu’ils n’auront plus besoin de faire, ou en tout cas, qu’ils devront faire différemment. Pour que le projet d’automatisation soit une réussite, il faut pouvoir accompagner vos collaborateurs dans ce changement, en communiquant clairement sur les objectifs et opportunités afférentes. Malgré tous ses avantages, l’automatisation peut en effet susciter de la défiance auprès des équipes, qui craindront de se faire remplacer. Il faut donc rassurer et le cas échéant, prévoir un temps de formation pour familiariser les collaborateurs au nouveau fonctionnement.
Par ailleurs, la démarche d’automatisation sera d’autant plus efficace si elle est pensée de manière transverse et globale, en impliquant toutes les parties prenantes.
Les enjeux techniques à relever pour faire de l’automation une réalité
Techniquement, l’automatisation se fait par la connexion de systèmes applicatifs. Cela signifie que vous devez être en capacité d’interconnecter des outils et logiciels, – Saas, mais pas que ! -, entre eux. Dans notre article sur l’interconnexion des solutions Saas, nous proposons plusieurs pistes. Dans le cas de systèmes installés en interne, il est possible par exemple de récupérer un fichier plat par un programme de type “cron task” qui exécutera automatiquement une tâche, par exemple l’intégration de données. Trop souvent dans les projets d’automation, la partie relative à l’intégration se retrouve négligée en termes de coûts et de ressources à déployer. Nos recommandons d’utiliser une solution d’automatisation pour gérer l’ensemble des processus. Pour accélérer le time-to-market d’un projet d’automatisation, il est aussi vivement conseillé de recourir à une technologie low-code.
Par ailleurs, la mise en place d’automatisations, et donc de flux entre des applicatifs, impose d’être en capacité de superviser, monitorer et réparer ces flux. Aléas de l’informatique obligent, il y a des chances pour qu’en connectant le logiciel A au logiciel B, certains échangent ne marche pas. Il faut alors être capable de détecter pourquoi ça n’a pas fonctionné, quels sont les impacts et fixer ces erreurs.
Pour toutes ces raisons, si l’automatisation passe très souvent par l’utilisation d’outils low-code, l’intégration est simplifiée avec l’utilisation d’une plateforme de type iPaaS telle que Marjory. Elle permet de mettre en place rapidement des automatisations, et connecte des applications, des environnements et les données de l’entreprise tout en maitrisant ses coûts.
Vendeurs de marketplaces : 4 exemples d’automatisations à mettre en place
1. Automatiser la création des fiches produits grâce à l’IA
La création des fiches produits fait partie des tâches inhérentes à l’activité de vendeur sur une marketplace et prend nécessairement du temps. Pour créer une fiche produit, vous avez besoin d’un descriptif produit et de visuels détourés. Même si vous utilisez des outils qui permettent de détourer automatiquement, il faut tout de même téléverser la bonne photo dedans, la renommer, l’enregistrer au bon endroit, etc. Quant au descriptif produit, soit vous vous creusez la tête pour rédiger du texte clair et percutant, en veillant à ne pas faire de duplicate content, soit vous vous appuyez sur des outils générateurs de textes, tels que Chat GPT. Mais là aussi, entre le prompt à renseigner et le texte à copier-coller au bon endroit, vous perdez du temps dans des tâches peu intéressantes.
Pour épargner aux vendeurs de marketplace ces écueils, Marjory a mis au point un workflow permettant d’automatiser tout ce processus. Grâce à l’interconnexion préalable de Remove bg (un outil pour détourer les images) et Open AI (l’éditeur de Chat GPT), il vous suffit de renseigner le titre de votre produit et l’url de votre visuel à détourer. Et c’est tout. Les textes générés sont automatiquement enregistrés dans un Google Sheet ou dans votre interface PrestaShop / Magento / Shopify.
- Grâce à Marjory, il est possible d’automatiser 70% du travail relatif à la création et l’émission de fiches produits !
2. Automatiser le matching des références produits pour accélérer la préparation des opérations commerciales
Participer à des opérations commerciales est essentiel pour développer le chiffre d’affaires d’un vendeur de marketplace. Malheureusement, pour participer à ce type d’opération, il faut au préalable remplir un fichier Excel avec la référence de chaque produit et la référence interne de chaque marketplace. Sans outil adapté, le matching se fait à la main par l’humain et prend un temps considérable. Pour un vendeur gérant 44 000 commandes par an, cela représente 30h de travail, soit 5 jours par an.
- En automatisant le matching des références produits avec l’ID interne de chaque marketplace, Marjory vous offre un gain de temps récurrent, qui vous permet de bénéficier d’une meilleure réactivité pour participer aux opérations commerciales.
3. Automatiser l’envoi des factures
Saviez-vous que près de 40% des contacts clients en marketplace concernent une demande de facture ? Mis bout à bout, l’envoi de ces factures représente 16 jours de travail par an, pour une entreprise avec un CA annuel de 3,5 millions d’euros. Cette tâche n’a aucune valeur ajoutée, mais doit indiscutablement être effectuée. Là aussi, l’automatisation sera pertinente.
- Dès qu’une commande passe en statut « expédié », Marjory envoie automatiquement une facture au client final de la marketplace.
4. Automatiser la réconciliation comptable
La réconciliation comptable fait partie de ces tâches pénibles et chronophages, mais pourtant essentielles. Pour éviter d’avoir de mauvaises surprises en fin d’année, il faut pouvoir relier les paiements effectifs aux factures de commissions. Un pain point prégnant, qu’il est désormais possible d’automatiser.
- Marjory télécharge les journaux de transactions et factures de commission et relie chaque commande à la facture concernée et son paiement effectif. Marjory calcule ensuite la commission réelle de chaque commande, pour vous permettre de piloter au mieux votre rentabilité. Le gain de temps estimé est de 50 jours par an !
Comme vous pouvez le voir à travers ces exemples, l’intérêt de l’automatisation sera de plus en plus important à mesure que votre business grandit. Pour un vendeur réalisant 3,5 M de CA annuel avec 44 000 commandes, la facture totale des opérations manuelles liées à ces 4 automatisations s’élève à quasiment 100 jours. 100 jours consacrés à des tâches à faible valeur ajoutée, que l’on confie pourtant généralement à des profils diplômés qui ont besoin de faire des tâches intéressantes pour s’épanouir et dont les compétences pourraient être mieux utilisées pour générer du business !
N’attendez pas demain pour automatiser ! Augmentation des coûts, contraction de la consommation, baisse des revenus… Les prévisions peu florissantes pour 2023 imposent aux entreprises de trouver de nouveaux relais de croissance. Pour rester dans la course, vous devez pouvoir vous focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée, pour générer plus de business rentable. L’automatisation par les outils low-code vient répondre de façon très pragmatique à tous ces enjeux. Prêt à prendre le train de l’automatisation en marche ? Contactez-nous pour nous parler de vos besoins !
