C’est indéniable : l’automatisation n’est pas seulement un mot à la mode, c’est aussi un avantage considérable. Les achats et plus particulièrement les processus d’approvisionnement sont l’un des domaines clés qui doivent en bénéficier.
Ici, l’automatisation peut jouer un rôle essentiel dans la rationalisation des processus, l’optimisation des dépenses et l’amélioration des relations avec les fournisseurs sans avoir recours à des investissements excessifs. Une étude a révélé que jusqu’à 80 % du travail actuel d’approvisionnement peut être optimisé grâce à l’automatisation et à d’autres formes de technologie.
Cela dit, le changement n’est pas facile et la transition vers l’automatisation comporte ses propres défis. Notamment, avoir les bons outils sera crucial. Examinons de plus près la manière dont l’automatisation améliore le processus d’achat et comment faciliter cette transition.
La Nécessité d’Automatiser le Processus d’approvisionnement
Peu importe le produit fabriqué ou le service offert, presque toutes les organisations doivent se procurer certains produits auprès de fournisseurs. L’acquisition de ces produits implique plusieurs processus allant de la sélection et de l’approbation des fournisseurs à la gestion des factures et des paiements. Le défi le plus courant consiste à trouver un moyen de réduire les coûts tout en garantissant un approvisionnement fiable. Pour ce faire, les organisations doivent chercher à identifier les fournisseurs dignes de confiance, négocier les meilleurs tarifs, garantir la qualité, réduire la durée du cycle d’approvisionnement, évaluer les fournisseurs, gérer la conformité, etc. Suivre ces détails manuellement sur des feuilles Excel est encore réalisé dans les TPE/PME qui n’ont pas achevé leur transformation digitale. Cette méthodologie est lente, fastidieuse et associée à un risque élevé d’erreur. L’automatisation des processus d’approvisionnement consiste à tirer parti de la technologie pour gérer les différentes étapes du processus, de l’approvisionnement à la gestion des relations avec les fournisseurs. Elle peut être utilisée pour rationaliser les approbations, la comptabilité, les paiements, etc. En optimisant les tâches, l’automatisation permet aux équipes chargées des achats de contrôler chaque étape du processus d’approvisionnement. Cela permet de gagner du temps en plaçant l’efficacité au premier plan. Une solution iPaaS comme Marjory permet d’échanger des données de manière transparente entre tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement, en veillant à ce que chacun ait accès à la même information. Cela réduit considérablement le temps passé pour ces actions ainsi que le risque d’erreurs. Lorsqu’un besoin se fait sentir, les fournisseurs peuvent répondre rapidement aux appels d’offres et les services d’approvisionnement peuvent instantanément comparer les devis avant de passer commande au meilleur. Le temps gagné à naviguer dans les emails et à créer des fiches de comparaison peut être consacré à des tâches plus importantes, ce qui améliore la productivité globale.Principaux avantages de l’automatisation dans le processus d’approvisionnement
Avec l’évolution des technologies d’automatisation, 40 à 50 % des tâches accomplies par les employés de niveau intermédiaire chargés des achats pourraient être automatisées dans un avenir proche. Ce chiffre s’élève à 60-70 % des tâches effectuées par les membres de l’équipe d’achat de niveau inférieur. Il est facile de plaider en faveur de l’automatisation des achats. Les avantages sont simples à repérer et souhaitables pour toutes les organisations, grandes ou petites. Voici quelques-uns des avantages les plus marquants :Amélioration de l’efficacité et de la rapidité des processus d’approvisionnement
Les avantages de l’automatisation dont on parle le plus sont l’augmentation de la productivité et de l’efficacité. L’automatisation élimine les étapes redondantes et accélère le flux de données afin d’accélérer les processus d’approvisionnement. Contrairement à la gestion manuelle des documents, l’automatisation ne présente pas le risque que les demandes soient noyées dans les boîtes emails et autres problèmes de ce type. La gestion centralisée des données les rend clairement visibles pour toutes les parties concernées et aisées à organiser. Cela permet de maintenir un flux régulier tout au long de la phase d’approbation et de faciliter le suivi entre les différents services. En outre, elle permet de passer les commandes plus rapidement et de réduire la durée du cycle de la commande. Les ressources ainsi économisées peuvent être réaffectées à d’autres tâches stratégiques utiles.Amélioration de la précision et réduction des erreurs manuelles
Une petite erreur typographique, telle que la saisie de 105 au lieu de 1050, peut avoir des conséquences importantes sur les coûts d’acquisition. De tels cas d’erreur humaine sont fréquents dans le cadre du traitement manuel des données relatives aux marchés publics. Elles peuvent créer une confusion dans les commandes, dupliquer les paiements, entraîner des dépenses inconsidérées et gâcher les relations avec les fournisseurs. L’automatisation du processus d’achat élimine la saisie manuelle de données et augmente ainsi la précision. Elle crée des flux de travail standardisés pour que les processus se déroulent sans heurts et avec un risque d’erreur minimal. En outre, les modèles de contrats, les conditions générales, etc. peuvent également être normalisés afin de garantir la conformité des contrats. L’automatisation permet également de réduire le risque d’erreurs dues à une mauvaise communication en maintenant la cohérence et en fournissant un accès centralisé aux données pertinentes.Réduction des dépenses grâce à une gestion optimisée des ressources
L’automatisation permet d’optimiser l’affectation des ressources et les dépenses de plusieurs manières. D’emblée, elle garantit la transparence des données, éliminant ainsi le risque de conjectures. Les données relatives aux achats passés, aux devis des fournisseurs, aux contrats, etc. sont facilement accessibles. L’équipe chargée des achats peut désormais prendre des décisions fondées sur des données afin de passer des commandes aux meilleurs tarifs disponibles. L’automatisation des achats réduit également la dépendance à l’égard du travail manuel et des salaires qui y sont associés. Ce budget dégagé permettra d’investir dans de nouvelles initiatives favorisant le développement de l’entreprise. Par ailleurs, les entreprises qui utilisent des solutions automatisées d’approvisionnement en ligne ont pu réduire le coût moyen de traitement d’un bon de commande de 107 à 32 dollars. L’automatisation privilégie aussi la transparence des relations avec les fournisseurs. Elle permet de réaliser des économies à long terme en réduisant la nécessité de rechercher constamment de nouveaux fournisseurs et de s’assurer d’obtenir les meilleurs devis.Faciliter le respect des contrats
Les équipes chargées des achats doivent aussi veiller au respect des politiques internes, des contrats avec les fournisseurs et des réglementations gouvernementales. Pour compliquer les choses, les équipes chargées des achats travaillent avec de multiples fournisseurs, chacun ayant des politiques différentes. Il est donc nécessaire de disposer d’une documentation exempte d’erreurs, de règles de gestion claires et d’une logique de workflow cohérente. L’automatisation des processus d’achat tels que l’intégration des fournisseurs, la création de contrats, la gestion des factures, etc. standardise le processus. L’accès aux données à partir d’une base de données centralisée garantit en outre la cohérence de l’ensemble du processus et facilite la conformité. La confiance entre l’entreprise et ses fournisseurs s’en trouve renforcée.iPaaS et automatisation du processus d’approvisionnement
Vous utilisez probablement déjà quelques solutions SaaS (Software as a Service) pour numériser vos opérations. Bien qu’elles soient utiles, elles fonctionnent généralement comme des produits autonomes. Pour optimiser le flux de travail, vous devez synchroniser les données entre ces produits. C’est là qu’intervient un iPaaS (Integration Platform as a Service). Cette plateforme d’intégration basée sur le cloud agit comme un pont entre les solutions SaaS, les sources de données et d’autres applications cloud et fournit un accès via un hub central. Les solutions iPaaS standardisent la manière dont les applications sont ajoutées et facilitent leur intégration par les utilisateurs techniques comme les non-techniques. Cela encourage les équipes chargées des achats à s’approprier l’automatisation des processus et à donner à leur entreprise un avantage concurrentiel.Le rôle de l’iPaaS dans la modernisation des achats
Pour les organisations composées de plusieurs départements et de stacks technologiques disparates, les solutions iPaaS sont un moyen simple d’améliorer les processus d’automatisation. Un iPaaS peut également être intégré aux systèmes existants pour moderniser les opérations sans introduire trop de changements. En matière d’approvisionnement, il élimine la nécessité de saisir manuellement les données et permet aux fournisseurs de disposer d’un workflow normalisé pour un processus d’achat fluides. La facturation et le suivi des commandes deviennent ainsi beaucoup plus faciles. Un iPaaS fournit une plateforme centralisée pour la conception, le déploiement et la gestion de l’intégration des données entre les systèmes Saas. Cela joue un rôle essentiel dans la rationalisation des tâches d’approvisionnement et de la prise de décision. Traditionnellement, les décisions en matière de passation de marchés nécessitaient des approbations hiérarchiques. Il était donc fréquent que les processus avancent par à-coups. Les solutions iPaaS de Marjory aident à résoudre ce problème en donnant à toutes les parties concernées un accès simultané aux données à partir d’une source unique de vérité. Des connexions sont établies entre les applications grâce à une interface intuitive.Défis et stratégies de mise en œuvre de l’automatisation du processus d’approvisionnement
Étant donné les avantages de l’automatisation des processus d’achat, il n’est pas surprenant de constater qu’un nombre croissant d’entreprises souhaitent utiliser des solutions d’automatisation. Toutefois, le simple fait d’établir des règles et des conséquences pour les tâches d’approvisionnement ne garantit pas une automatisation efficace. Voici quelques-uns des défis les plus courants à relever :Manque de visibilité
Bien qu’elles améliorent la productivité dans une certaine mesure, les applications autonomes finissent souvent par créer des silos de données dans d’innombrables feuilles de calcul, systèmes et bases de données. La fragmentation des données et les problèmes de communication sont donc inévitables. Toutefois, les équipes chargées des achats ne travaillent pas en vase clos. Par exemple, avant de passer une nouvelle commande auprès d’un fournisseur, l’équipe chargée des achats doit vérifier auprès de l’équipe chargée de la comptabilité que les dettes antérieures ont bien été réglées. Cela ralentit le traitement et limite la mise en œuvre des initiatives d’automatisation des processus. Pour profiter pleinement des avantages de l’automatisation, tous ces systèmes et applications doivent être connectés. La solution iPaaS doit briser les silos pour favoriser l’échange de données entre les différents outilset améliorer la visibilité. Les disparités dans les flux de travail et les processus sont ainsi réduites. L’automatisation des processus tisse ensuite des liens entre les différentes parties et les différents systèmes pour créer un flux de travail cohérent et connecté.Gestion du changement
L’automatisation peut faire peur aux personnes peu à l’aise avec la technologie. L’adoption de nouveaux systèmes prend du temps et les résistances sont fréquentes. Par ailleurs, les applications et les systèmes de la stack technologique évoluent en permanence. De nouvelles applications font leur apparition et les applications obsolètes sont supprimées. Les équipes changent également, tout comme la stratégie de l’entreprise et le marché. Le fonctionnement du service des achats est particulièrement sensible à ces changements. L’incapacité à réagir rapidement peut avoir des conséquences coûteuses. Par exemple, alors que le processus de validation peut être automatisé, un nouveau membre de l’équipe peut envoyer des demandes supplémentaires par courrier électronique, ce qui crée une certaine confusion dans le processus. La solution repose sur la simplicité. Une bonne solution iPaaS facilite la transformation des systèmes existants. L’utilisation d’une solution telle que Marjory permet aux utilisateurs d’établir des connexions très simplement entre les applications, sans écrire une ligne de code, grâce à une interface intuitive et accessible à tous. La dépendance à l’égard des équipes informatiques est réduite et même les utilisateurs non techniques prennent confiance dans l’utilisation des solutions d’automatisation. Les liens peuvent également être personnalisés à tout moment pour s’adapter à l’évolution des situations et rester agiles.Intégration avec les systèmes existants
Pour que les solutions d’automatisation des achats soient efficaces, elles doivent être intégrées à TOUS les systèmes et bases de données existants. Dans le cas contraire, les décisions seront basées sur des données incomplètes. Ce problème ne peut être résolu que si tous les systèmes et outils utilisés par l’équipe chargée des achats puisent leurs données dans une base de données centrale. Cela doit inclure les bases de données et les solutions sur site et dans le nuage, comme le proposent certaines solutions iPaaS.Conseils pour faciliter l’intégration de l’automatisation dans les processus d’approvisionnement
Voici quelques conseils pour faciliter le passage du traitement manuel à l’automatisation.- Commencez par cartographier en détail le processus d’approvisionnement en identifiant les intrants, les sortants et les dépendances pour chaque étape.
- Identifiez les processus qui prennent le plus de temps, qui sont sujets à des goulets d’étranglement, qui présentent un risque d’erreur élevé et qui sont coûteux. Priorisez vos efforts d’automatisation pour faciliter ces processus.
- Choisissez des solutions de gestion des données et d’automatisation simple à prendre en main (notamment no-code) pour renforcer la confiance dans l’automatisation.
- Réaliser des audits réguliers pour mesurer le rendement et améliorer l’efficacité.
