Digitalisation des achats : par où commencer ?

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En prenant le virage numérique, les fonctions achats ont vu leur activité muter et leur rôle dans l’entreprise s’intensifier. En apparaissant comme des « forces de proposition », elles contribuent aux choix techniques et organisationnels de l’entreprise. Passant de tableaux Excel à des outils mêlant machine learning, outils de croisement et mégadonnées, les professionnels sont déjà en pleine révolution digitale. Véritable challenge pour les entreprises, la digitalisation des achats est un enjeu clé pour augmenter la productivité, optimiser les coûts et recentrer la fonction sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Certaines entreprises se tournent même vers le modèle de la marketplace B2B pour leurs achats annexes Mais comment gérer efficacement la conduite du changement ? Par où commencer ? Explications en 4 points.

#1 Digitalisation des achats : clarifier les bénéfices auprès de ses collaborateurs

Avec la crise sanitaire, la fonction Achats des entreprises s’est confrontée aux blocages sur la chaîne d’approvisionnement qui ont complexifié la relation d’interdépendance client-fournisseur. Faire le choix de solutions digitales s’est donc imposé comme une urgence pour les sociétés concernées : plus une organisation se digitalise, mieux elle répond aux exigences. 

Pourtant, la digitalisation des achats ainsi que celle des approvisionnements et de la comptabilité fournisseur doivent encore faire face à quelques résistances. Les besoins et l’envie de digitalisation sont bien présents, mais ce canal est encore plutôt considéré comme complémentaire aux canaux traditionnels. 

En conséquence, pour déployer sereinement des solutions digitales au service de la fonction Achats, la première étape consiste à expliquer aux collaborateurs internes les bénéfices du processus afin de remporter leur adhésion en amont du projet : 

  • Meilleure fluidification des transactions 
  • Réduction/optimisation des coûts et des délais de traitement 
  • Limitation du risque d’erreur au niveau des transactions bancaires
  • Consolidation et sécurisation de toutes les données
  • Contrôle plus juste des dépenses avec une meilleure optimisation des frais

Par ailleurs, les fournisseurs font également partie intégrante de l’écosystème des achats en partant de la recherche jusqu’à la facturation. Ils doivent donc être investis dans ce changement. Pour ce faire, il est important d’engager la discussion sur le sujet avant la mise en place des opérations de digitalisation afin de recueillir leur avis, mais aussi leurs craintes. L’objectif ici est d’adapter la solution digitale à la réalité du terrain.

#2 Réaliser un audit de l’existant et étudier les impacts de la digitalisation des achats

Avant de se lancer dans une transition concrète avec la mise en place d’outils digitaux, il est important de savoir exactement où se trouve l’organisation en matière de digitalisation des achats à l’instant T. Cet état des lieux s’établit selon le schéma suivant : 

  1. Définir sa cible et les objectifs à atteindre grâce à la digitalisation des achats.
  2. Identifier précisément quels sont les points de changement, de blocage et d’optimisation pour atteindre cette cible et ces objectifs.
  3. Savoir exactement quelles équipes sont concernées par la mise en place d’une nouvelle solution digitale.
  4. Commencer à lister les différentes étapes du processus pour mettre en place la solution afin d’adapter les équipes en parallèle.

L’étape de l’audit est cruciale pour savoir quels leviers utiliser, surtout quand on sait qu’environ 50 % des tâches des acheteurs peuvent aujourd’hui être digitalisées ! Cette automatisation des ventes peut d’ailleurs être appliquée sur les deux systèmes principaux : le Procure-to-Pay (P2P) et le Source-to-Pay (S2P). 

L’audit viendra également identifier l’impact de la digitalisation sur le management ainsi que sur l’évolution des postes et des compétences. En identifiant les points d’amélioration et les points de blocage, il sera plus facile d’opérer à un changement serein qui permet aux ressources humaines de changer leurs habitudes pour s’adapter encore mieux. 

#3 Fédérer les collaborateurs autour du projet de digitalisation des achats

Après l’analyse des objectifs et l’audit, le troisième pan de la digitalisation de la fonction Achats est la participation des collaborateurs pour une meilleure co-construction du changement. Car ces derniers sont en même temps utilisateurs et bénéficiaires de la solution digitale !

Dans cette perspective, des ateliers d’expérience ou des ateliers participatifs qui réunissent des groupes de collaborateurs peuvent être mis en place pour : 

  • Réexpliquer les objectifs et les avantages de la digitalisation pour l’organisation ;
  • Ouvrir le débat afin d’encourager le partage d’idées, accueillir les craintes et proposer des solutions ;
  • Exposer des cas concrets de digitalisation réussie en mettant en lumière les avantages : gage de productivité, suppression des tâches à faible valeur ajoutée, etc. ;
  • Partager des ressources spécifiques pour chaque unité de métier ou unité opérationnelle via des outils de e-learning ou de DAP (Digital adoption platform) ;
  • Faire intervenir des prestataires de solutions digitales qui peuvent expliquer de manière concrète leur utilité sur le long cours. 

#4 Miser sur l’accompagnement pendant la digitalisation de la fonction Achats

Une fois le processus lancé, il est primordial d’accompagner vos collaborateurs dans cette transition grâce à ces trois piliers fondamentaux :

Former : implémenter de nouveaux outils n’est pas anodin, et tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec les solutions digitales. D’autant plus quand ces dernières viennent bousculer les habitudes. Former ses collaborateurs avec un plan de formation structuré est donc une condition à remplir pour une digitalisation 100 % réussie !

Communiquer : la transition peut inquiéter les employés qui sentent leur poste menacé ou leurs compétences devenir obsolètes. En communiquant régulièrement sur l’évolution des postes, sur le management, et sur la nouvelle organisation, il sera possible de limiter les appréhensions.

Rassurer : si la digitalisation des fonctions achats est une évidence pour celles et ceux qui s’y intéressent, tous les collaborateurs ne comprennent peut-être pas l’intérêt. C’est pourquoi il est important de rappeler les bénéfices d’un tel changement en matière de productivité. 

La mise en place de Key Users est donc indispensable pour accompagner l’ensemble des collaborateurs sur ces trois points. Qualifiés d’utilisateurs référents ou plus simplement d’ambassadeurs, les Keys Users sont des profils compétents sur le sujet de la digitalisation qui peuvent répondre à toutes les questions des collaborateurs, les guider, et les rassurer si besoin. Les profils de Key Users peuvent être répartis selon les catégories suivantes : 

  • par segment de population concernée 
  • par familles d’achats 
  • par unité de métiers ou unités opérationnelles 
  • par localisation (régions, pays, sites de production, et autres)

La fonction Achats est au cœur de la transition digitale, et de nombreuses sociétés l’ont déjà compris. Pour rester compétitif, réactif, et booster sa productivité, l’adoption de solutions adéquates est désormais nécessaire. D’un point de vue interne, elle vient désiloter chaque service d’une entreprise et soulage les collaborateurs avec une organisation plus flexible : toutes les habitudes de travail qui n’ont aucune plus-value sont éliminées pour remettre la collaboration au cœur du projet. Résultat : les collaborations sont dynamisées !

La marketplace B2B au service de la digitalisation des achats 

La marketplace B2B est un excellent moyen pour les entreprises d’optimiser leurs processus d’approvisionnement. Créer une marketplace d’e-procurement en interne, par exemple, peut être intéressant pour une grande entreprise. En centralisant tous les fournisseurs au sein d’une même plateforme, elle aura accès à une offre centralisée de produits dont elle pourra comparer les tarifs et sélectionner ceux qui répondent le mieux à ses besoins. Pour celles qui ne pourraient pas créer leur marketplace interne d’e-procurement, il est tout à fait possible de se tourner vers des marketplaces plus généralistes comme Amazon Business ou des acteurs dédiés à certaines catégories d’achats comme StationOne d’Alstom (secteur ferroviaire). 

Le modèle de marketplace présente de nombreux avantages pour les services achats : informations sur les produits, gestion automatisée des commandes, transparence et sécurité des paiements, gain de temps…

Lire aussi : E-procurement : comment la marketplace révolutionne les processus d’achats B2B

Créer une marketplace B2B peut donc s’inscrire dans ce souhait de digitaliser les processus d’achat pour votre société. Chez Marjory, nos experts accompagnent toutes les entreprises qui souhaitent se lancer dans une marketplace. Pour en savoir plus, contactez-nous ! 

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